労働契約書の電子化というと、「人事部がある大企業の話」「小規模企業には早いのでは」と感じる方も多いかもしれません。
一方で、契約書の未回収や保管ミス、内容確認に時間がかかるといった悩みは、むしろ従業員50名以下の会社ほど起こりがちです。
では、小規模企業でも労働契約書の電子化は本当に有効なのでしょうか。
目次
結論：従業員50名以下でも、労働契約書の電子化は十分に有効
結論から言うと、従業員数が50名以下であっても、労働契約書の電子化は有効です。
むしろ、少人数で労務管理を回している会社ほど、「契約管理の手間」と「ミスのリスク」を減らせる効果が大きいと言えます。
電子化は「効率化のため」だけでなく、トラブル予防の観点でも意味があります。
紙の労働契約書で起きやすい問題
紙運用を続けている会社では、次のような問題がよく見られます。
- 契約書を渡したまま返ってこない
- 最新版と旧版が混在している
- どこに保管したかわからない
- 内容確認に時間がかかる
- 労基署調査の際にすぐ出せない
これらは「人数が少ないから起きない」のではなく、
管理専任者がいないから起きやすい問題です。
電子化で改善できる点
労働契約書を電子化すると、次の点が大きく変わります。
- 締結状況が一目でわかる
- 未締結・未回収を防げる
- 検索ができ、確認が早い
- 保管スペースが不要
- 過去契約の確認が容易
特に「誰と、いつ、どんな条件で契約しているか」がすぐ確認できる点は、
日常の労務管理でも役立ちます。
よくある誤解：電子化は大企業向け、または違法では？
よくある誤解として、「電子契約は大企業向け」「紙でないと違法なのでは」という声があります。
しかし、労働条件通知書や労働契約書は、一定の要件を満たせば電子交付が認められています。
ポイントは以下の通りです。
- 労働者が電子交付に同意していること
- 内容がいつでも確認・保存できること
- 書面と同じ情報が記載されていること
これらを満たしていれば、従業員数に関係なく電子化は可能です。
実務での注意点：中小企業こそ慎重に決めたいポイント
一方で、電子化すれば何でも解決するわけではありません。
特に50名以下の会社では次の点に注意が必要です。
- ITが苦手な従業員がいる場合の配慮
- 閲覧方法・保存方法の説明不足
- 電子契約ツール任せで内容確認を怠る
- 紙と電子が混在して管理が複雑になる
導入する場合は、「全員電子」「原則電子で例外対応あり」など、
運用ルールを決めることが重要です。
判断の目安：電子化が向いている会社、向いていない会社
電子化が向いているのは、
- 入退社が年に複数回ある
- 契約内容の変更が多い
- 管理を一人で担当している
- 書類管理にストレスを感じている
一方で、
- 従業員のITリテラシーに大きな差がある
- 入社・契約変更がほとんどない
場合は、無理に急がず段階的に検討しても問題ありません。
まとめ：小規模企業でも「管理の質」を上げるなら電子化は選択肢になる
労働契約書の電子化は、従業員50名以下の会社でも十分に意味があります。
人数の問題ではなく、「誰が、どれだけ手間をかけずに、正確に管理できるか」が判断基準です。
紙のままで困っていないなら無理に変える必要はありませんが、
・管理が属人化している
・探す時間がもったいない
・ミスや未回収が不安
と感じているなら、電子化を検討する価値は十分にあります。
大切なのは「流行っているから」ではなく、
自社の管理が楽になり、トラブルを減らせるかどうかです。
筆者プロフィール
泉 正道（Masamichi Izumi）
従業員100名以下の中小企業の伴走支援コンサルタント。Ｃ＆Ｐいずみ社会保険労務士法人 代表。
採用定着士、特定社会保険労務士、生成ＡＩアドバイザー。2025年現在、延べ100社以上の中小企業を支援。
採用・定着・労務に関する相談は累計2,000件超。
徹底的な伴走支援で、中小企業の採用定着を「仕組み化」する事を得意とする。
商工会、商工会議所、大手生命保険会社でのセミナー講師など、精力的に「事例」中心の情報発信をし続けている。
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