労務リスク防止

従業員50名以下の企業では、解雇や雇止めをめぐるトラブルが深刻化しやすい傾向があります。 理由はシンプルで、「記録が残っていない」「証拠が不足している」「口頭で済ませてしまっている」ためです。 人口10万人未満の地方都市の小さな会社では、日々の業務に追われ、労務管理が感覚的・口頭的に運用されがちです。 その結果、「事実はあるのに証明できない」という状態が起こり、紛争時に会社側が圧倒的に不利になることが少なくありません。 本記事では、解雇・雇止めトラブルを未然に防ぐために、どんな「記録」と「証拠」を残すべきか、実務で役立つ形でまとめます。 1. なぜ小規模企業ほど“解雇トラブル”が起きやすいのか 解雇・雇止めの場面では、会社が「正当な理由」を説明できなければなりません。 しかし、小規模企業では次のような運用が原因で説明が困難になります。 注意・指導が口頭ベースで、記録がない 勤怠や業務実績をデータで管理していない 評価基準が曖昧で、「なんとなく」で評価している 契約内容・雇用条件の更新が更新書面で残っていない 問題が起きても「辞められると困る」と放置してしまう これらが積み重なると、いざ解雇や雇止めを検討したとき、「正当な根拠が示せない」という事態になります。 つまり、トラブルの原因は「解雇の判断そのもの」ではなく、日常的な証拠管理の不足にあります。 2. 未然防止のカギは「証拠の蓄積」 解雇や雇止めが問題化するのは、会社が不誠実だから…ではありません。 単に、証拠がないだけです。 逆に言えば、日頃から記録と証拠を積み重ねておけば、トラブルの8割は防げます。 ここでは、小さな会社でも必ず押さえられる「実務で使える記録」だけを紹介します。 3. 最低限そろえておくべき「記録と証拠」 ① 注意・指導は口頭だけにせず、必ず“記録”を残す 問題行動や業務不良への注意は、必ず証拠として残す必要があります。 ただし、難しいものは必要ありません。以下の形で十分です。 日付入りの「注意記録メモ」 チャットやメールでの注意・確認 面談後のまとめメモ（箇条書きでOK） ポイントは、“いつ・何を・どう伝えたか”を残すこと。 「注意した記憶」は証拠になりませんが、「注意した記録」は証拠になります。 ② 勤怠・遅刻・欠勤の記録は“データ”で残す 解雇トラブルで頻繁に争点になるのが勤怠管理です。 タイムカード・打刻アプリ・エクセルなど、方法は問いません。重要なのは、「事実が客観的に残っているか」です。 次のようなケースでは、勤怠記録が決定的な証拠になります。 無断欠勤が続いた 遅刻が多い 勤務態度のムラが大きい 紙のメモではなく、画面キャプチャでも良いのでデータで残すのがポイントです。 ③ 業務実績・行動の「客観的証拠」を積み重ねる 「成果が出ていない」だけでは解雇の理由として弱いですが、 「成果が出ていない事実の記録」があれば説得力が高まります。 例えば以下のような証拠が有効です。 提出物の期限遅れの記録 作業ミス・再発防止策の記録 クレーム発生時の対応記録 納期遅延の報告履歴 「人の印象」ではなく「行動の記録」が重要です。 ④ 契約書・雇用条件通知書・更新書面は必ず保存する 有期契約の場合、雇止めトラブルの多くは、契約内容や更新のルールが曖昧であるために発生します。 以下の書類は必ず整備・保管しておきましょう。 雇用契約書 労働条件通知書 契約更新書面（更新時・非更新時） 口頭で「続けてもらう」「更新しない」と伝えるだけでは、証拠になりません。 書面に残すことで、後の誤解を防げます。 ⑤ 面談記録・相談記録はトラブル防止の“最強の証拠” 実は、解雇・雇止めの紛争で最も強い証拠は、「面談の記録」です。 取り組みの過程が見えれば、会社が誠実に対応したことを証明できます。 注意後のフォロー面談の記録 改善指導の計画と実施記録 本人が語った「困りごと」「事情」のメモ これらがあると、 「会社が改善の機会を与えた」 「本人にも説明した」 という証拠になり、企業側の対応が正当化しやすくなります。 4. 記録と証拠管理の“実務ポイント” ① 完璧な記録より“続けられる記録”を目指す 小規模企業では、人事労務の専任者がいないため、完璧な記録作りは現実的ではありません。 重要なのは、「簡単で続けられる方法」にすることです。 チャット（LINE WORKS, Slackなど）に残す スマホで写真を撮る 簡易なフォームで記録する フォルダに時系列でファイルを入れていく 証拠は“きれいに整理されている必要”はありません。 “存在していること”が一番大事です。 ② 感情的なやり取りは必ず「言葉で整えてから」残す 注意や指導の記録を残す際は、そのままの言葉で残すよりも、 事実ベースのニュアンスに整えておくことが重要です。 NG例：「やる気がない」「態度が悪い」 OK例：「指示した作業について説明後も実施されていなかった」 争いごとでは“主観的評価”は証拠として弱く、“事実に基づく記載”ほど強い証拠になります。 ③ 記録は「時系列」でまとめるだけで強力な武器になる 裁判や労働局の調停では、時系列が非常に重視されます。 日付入りの記録を並べるだけで、企業が取った行動が可視化されるため、説明力が一気に高まります。 難しい様式は不要です。 フォルダ名を「2024-04」など月ごとに分けて入れておくだけでも十分効果があります。 まとめ：記録こそ、トラブルを防ぐ“最大の防御力”になる 解雇・雇止めのトラブルは「解雇するかどうか」の局面ではなく、 日常の記録と証拠の運用で決まります。 小さな会社だからこそ口頭で済ませず、 事実を淡々と積み上げる仕組みが必要です。 記録があれば説明ができ、説明ができればトラブルは防げます。 必要なのは難しい制度ではなく、日常的な小さな習慣。 それこそが、小規模企業の労務リスクを大幅に減らす“実務の核心”です。 筆者プロフィール 泉 正道（Masamichi Izumi） 従業員100名以下の中小企業の伴走支援コンサルタント。Ｃ＆Ｐいずみ社会保険労務士法人 代表。 採用定着士、特定社会保険労務士、生成ＡＩアドバイザー。2025年現在、延べ100社以上の中小企業を支援。 採用・定着・労務に関する相談は累計2,000件超。 徹底的な伴走支援で、中小企業の採用定着を「仕組み化」する事を得意とする。 商工会、商工会議所、大手生命保険会社でのセミナー講師など、精力的に「事例」中心の情報発信をし続けている。 ＊姫路播州採用定着研究所 ＊Ｃ＆Ｐ社労士法人 公式サイト ＊Facebook

解雇・雇止めトラブルを未然に防ぐための「記録と証拠管理」の実務