採用プロセス

「面接日程は決まったのに、当日になって来ない」 「前日まで連絡が取れていたのに、急に音信不通になる」 こうした“面接のドタキャン”に悩まされている企業は少なくありません。 この問題は、応募者のマナーや意識の低下だけが原因ではありません。 多くの場合、採用プロセスの設計そのものが、ドタキャンを招きやすい形になっていることが原因です。 ポイントはシンプルで、 応募者に「これは大切な約束だ」と思ってもらえているかどうか。 ここを押さえるだけで、面接のドタキャン率は大きく下がります。 1. ドタキャンされる面接は「軽い約束」になっている 人は、 どうでもいい約束 優先度が低い約束 ほど、簡単にキャンセルします。 面接がドタキャンされるとき、応募者の中では、 その面接が「軽い予定」扱いになっているケースがほとんどです。 ・一度も話したことがない ・会社の人間関係が見えない ・自分が歓迎されている実感がない この状態では、体調不良や別の予定が入っただけで、 面接は後回しにされます。 2. 事前に電話でコミュニケーションを取る ドタキャンを防ぐ最も効果的な方法は、 事前に電話でしっかり話すことです。 この電話の目的は、選考ではありません。 応募してくれたことへのお礼 どんな点に興味を持ったのかを聞く 会社や仕事の概要を丁寧に伝える これだけで、応募者の中で 「顔の見えない会社」→「人がいる会社」 に変わります。 人は、 実際に会話した相手との約束は、簡単には破りません。 3. 電話をするのは「対話に自信がある人」 ここで非常に重要なのが、 誰がその電話をするかです。 よくある失敗が、 「総務や事務に、とりあえず連絡させる」 という対応です。 事務的なやり取りだけで終わる 熱量が伝わらない 「大切にされている感」が出ない という結果になりやすくなります。 理想は、 社長、または現場のエースなど、対話に自信がある人が直接話すこと です。 応募者は、 「この人ともう一度話したい」 「この人との約束なら守ろう」 と感じたとき、面接を優先します。 4. 「あなたに会いたい」というメッセージを伝える 事前電話で必ず伝えたいのが、 「数ある応募の中から、あなたに興味を持った」 という事実です。 これは、過度に持ち上げる必要はありません。 ただ、 どの点に関心を持ったのか どんな部分を聞いてみたいのか を具体的に伝えるだけで十分です。 この一言があるかないかで、 面接は 「ただの予定」→「自分が必要とされている場」 に変わります。 5. 面接官の「顔」を事前に見せる工夫 さらにドタキャンを減らすために、 少し踏み込んだ工夫をしている企業もあります。 それが、 「私が面接官です」という3分程度の動画を作り、URLを送る という方法です。 やり方はとてもシンプルで、 自己紹介 どんな想いで採用をしているか 当日の面接で話したいこと を、スマホで撮影し、YouTubeなどに限定公開でアップします。 この動画を見ることで、応募者は 面接官の人柄 話しやすさ 会社の温度感 を事前に感じ取れます。 結果として、 「この人との約束をすっぽかすのは気が引ける」 という心理が自然に働きます。 6. 面接は「選ぶ場」ではなく「約束の場」 面接を、 「会社が応募者を選ぶ場」 とだけ捉えていると、ドタキャンは減りません。 面接は同時に、 「お互いが時間を確保して会う、大切な約束」 です。 その約束を重くするために、 事前に話す 人柄を見せる 歓迎していることを伝える この積み重ねが必要になります。 まとめ：ドタキャン防止のカギは「人と人の関係づくり」 面接のドタキャンは、 テクニックだけで完全になくすことはできません。 しかし、 「この会社との面接は、大切な約束だ」 と思ってもらえるプロセスを作れば、 発生率は確実に下げられます。 ・事前に電話で話す ・対話に自信がある人が対応する ・面接官の顔や想いを見せる これらは、特別なコストをかけずにできる工夫です。 採用は、 仕組みの前に人と人の関係づくり。 この視点を持つだけで、 面接の質も、来てくれる人の本気度も、大きく変わります。 筆者プロフィール 泉 正道（Masamichi Izumi） 従業員100名以下の中小企業の伴走支援コンサルタント。Ｃ＆Ｐいずみ社会保険労務士法人 代表。 採用定着士、特定社会保険労務士、生成ＡＩアドバイザー。2025年現在、延べ100社以上の中小企業を支援。 採用・定着・労務に関する相談は累計2,000件超。 徹底的な伴走支援で、中小企業の採用定着を「仕組み化」する事を得意とする。 商工会、商工会議所、大手生命保険会社でのセミナー講師など、精力的に「事例」中心の情報発信をし続けている。 ＊姫路播州採用定着研究所 ＊Ｃ＆Ｐ社労士法人 公式サイト ＊Facebook

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