「面接日程は決まったのに、当日になって来ない」
「前日まで連絡が取れていたのに、急に音信不通になる」
こうした“面接のドタキャン”に悩まされている企業は少なくありません。
この問題は、応募者のマナーや意識の低下だけが原因ではありません。
多くの場合、採用プロセスの設計そのものが、ドタキャンを招きやすい形になっていることが原因です。
ポイントはシンプルで、
応募者に「これは大切な約束だ」と思ってもらえているかどうか。
ここを押さえるだけで、面接のドタキャン率は大きく下がります。
目次
1. ドタキャンされる面接は「軽い約束」になっている
人は、
- どうでもいい約束
- 優先度が低い約束
ほど、簡単にキャンセルします。
面接がドタキャンされるとき、応募者の中では、
その面接が「軽い予定」扱いになっているケースがほとんどです。
・一度も話したことがない
・会社の人間関係が見えない
・自分が歓迎されている実感がない
この状態では、体調不良や別の予定が入っただけで、
面接は後回しにされます。
2. 事前に電話でコミュニケーションを取る
ドタキャンを防ぐ最も効果的な方法は、
事前に電話でしっかり話すことです。
この電話の目的は、選考ではありません。
- 応募してくれたことへのお礼
- どんな点に興味を持ったのかを聞く
- 会社や仕事の概要を丁寧に伝える
これだけで、応募者の中で
「顔の見えない会社」→「人がいる会社」
に変わります。
人は、
実際に会話した相手との約束は、簡単には破りません。
3. 電話をするのは「対話に自信がある人」
ここで非常に重要なのが、
誰がその電話をするかです。
よくある失敗が、
「総務や事務に、とりあえず連絡させる」
という対応です。
- 事務的なやり取りだけで終わる
- 熱量が伝わらない
- 「大切にされている感」が出ない
という結果になりやすくなります。
理想は、
社長、または現場のエースなど、対話に自信がある人が直接話すこと
です。
応募者は、
「この人ともう一度話したい」
「この人との約束なら守ろう」
と感じたとき、面接を優先します。
4. 「あなたに会いたい」というメッセージを伝える
事前電話で必ず伝えたいのが、
「数ある応募の中から、あなたに興味を持った」
という事実です。
これは、過度に持ち上げる必要はありません。
ただ、
- どの点に関心を持ったのか
- どんな部分を聞いてみたいのか
を具体的に伝えるだけで十分です。
この一言があるかないかで、
面接は
「ただの予定」→「自分が必要とされている場」
に変わります。
5. 面接官の「顔」を事前に見せる工夫
さらにドタキャンを減らすために、
少し踏み込んだ工夫をしている企業もあります。
それが、
「私が面接官です」という3分程度の動画を作り、URLを送る
という方法です。
やり方はとてもシンプルで、
- 自己紹介
- どんな想いで採用をしているか
- 当日の面接で話したいこと
を、スマホで撮影し、YouTubeなどに限定公開でアップします。
この動画を見ることで、応募者は
- 面接官の人柄
- 話しやすさ
- 会社の温度感
を事前に感じ取れます。
結果として、
「この人との約束をすっぽかすのは気が引ける」
という心理が自然に働きます。
6. 面接は「選ぶ場」ではなく「約束の場」
面接を、
「会社が応募者を選ぶ場」
とだけ捉えていると、ドタキャンは減りません。
面接は同時に、
「お互いが時間を確保して会う、大切な約束」
です。
その約束を重くするために、
- 事前に話す
- 人柄を見せる
- 歓迎していることを伝える
この積み重ねが必要になります。
まとめ：ドタキャン防止のカギは「人と人の関係づくり」
面接のドタキャンは、
テクニックだけで完全になくすことはできません。
しかし、
「この会社との面接は、大切な約束だ」
と思ってもらえるプロセスを作れば、
発生率は確実に下げられます。
・事前に電話で話す
・対話に自信がある人が対応する
・面接官の顔や想いを見せる
これらは、特別なコストをかけずにできる工夫です。
採用は、
仕組みの前に人と人の関係づくり。
この視点を持つだけで、
面接の質も、来てくれる人の本気度も、大きく変わります。
筆者プロフィール
泉 正道（Masamichi Izumi）
従業員100名以下の中小企業の伴走支援コンサルタント。Ｃ＆Ｐいずみ社会保険労務士法人 代表。
採用定着士、特定社会保険労務士、生成ＡＩアドバイザー。2025年現在、延べ100社以上の中小企業を支援。
採用・定着・労務に関する相談は累計2,000件超。
徹底的な伴走支援で、中小企業の採用定着を「仕組み化」する事を得意とする。
商工会、商工会議所、大手生命保険会社でのセミナー講師など、精力的に「事例」中心の情報発信をし続けている。
＊姫路播州採用定着研究所
＊Ｃ＆Ｐ社労士法人 公式サイト
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